Per una grande Compagnia Assicurativa, abbiamo risolto il problema legato alla gestione "manuale" delle azioni di sviluppo on-the-job legate al ciclo di Performance, consentendo di diffondere modalità learning coerenti che vanno oltre il trasferomento di contenuti e rendere l'apprendimento parte integrante della cultura organizzativa.
Il processo veniva gestito manualmente, con tutti i rischi di errore, lentezza e carico operativo che questo comporta.
La sfida è stata quella di trasformarlo in un sistema strutturato, veloce e governabile.
Il progetto
Base 9 ha progettato e implementato un Hub, piattaforma web customizzata per gestire end-to-end tre tipologie di percorsi di sviluppo on-the-job finalizzati al:
- trasferimento di competenze tecniche tra colleghi,
- trasferimento di competenze chiave nell'interpretazione del ruolo, con una logica di osservazione e apprendimento situato
- peer Coaching tra colleghi con la supervisione di un coach professionista sulla prima sessione.
Il punto di partenza di tutti e tre i percorsi è Il momento di Feedback del Performance Management, momento di condivisione del obiettivi tra il collaboratore e il proprio responsabile.
La piattaforma: cosa fa
L'Hub automatizza ogni fase del processo che prima richiedeva gestione manuale:
- Import e validazione dei dati di Performance Management, con il supporto dell'AI per riclassificare le azioni di sviluppo richieste e identificazione del percorso più adatto per ciascuna persona.
- Matching automatico delle coppie — l'algoritmo abbina le persone per ogni percorso rispettando i criteri definire da HR, con possibilità di validazione e modifica da parte del team HR.
- Comunicazioni massive automatizzate — invio strutturato di convocazioni, conferme e solleciti via email, con raccolta dati integrata e aggiornamento automatico del database.
- Monitoraggio in tempo reale — dashboard con stato di avanzamento per ogni coppia, con filtri per il deep-dive dei dati.
- Reporting dinamico — estrazione dati su target specifici, con possibilità di export in Excel per analisi personalizzate.
Il team HR mantiene piena governance del processo in ogni fase: può intervenire su singoli casi o su interi target di popolazione, gestire eccezioni e supervisionare l'avanzamento complessivo da un pannello di controllo unificato.
I risultati
- Oltre 1.000 persone coinvolte nei tre percorsi
- Capitalizzazione del know how di quali 400 esperti
- Rapida adoption e on boardin: 50% dei percorsi confermati entro 2 giorni dall'invio massivo delle convocazioni; 70% entro 4 giorni
- Riduzione significativa del carico operativo per il team HR (più di 1.300 email inviate dalla piattaforma verso 200 email inviate da HR)